5 passos para fazer um onboarding efetivo para a sua empresa

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Para muitas empresas, receber um novo funcionário pode ser uma grande dor de cabeça. Inúmeros formulários a serem preenchidos, treinamentos a serem realizados, recursos sendo investidos, tudo isso correndo o risco de ter contratado um funcionário que não se adapte ao dia a dia da empresa. 

Ter uma equipe desmotivada e mal integrada gera prejuízos organizacionais, financeiros e de retenção e engajamento. A partir disso, o conceito de onboarding (do inglês: receber, integrar) é formulado. Esse processo consiste em um conjunto de práticas a serem realizadas toda vez que um novo colaborador é contratado por uma empresa. 

Quais os benefícios de um bom onboarding?

Imagem que demonstra a inserção de novos funcionários em uma empresa, o processo de onboarding

Um bom programa de onboarding pode potencializar o dia a dia do seu negócio. Aumento da taxa de retenção de talentos, alinhamento cultural e de valores, motivação e integração da equipe são uns dos principais benefícios que um bom processo de onboarding pode trazer.

 Porém, para poder usufruir destes benefícios, é importante possuir um processo de onboarding estruturado e de qualidade. Confira abaixo nossas cinco dicas para ter um bom programa de inserção na sua empresa:

Os 5 passos:

1- Um bom onboarding começa na contratação

Tão importante quanto fazer a seleção de um novo colaborador, é importante alinhar com o contratado todos os detalhes, não apenas da sua função, mas da empresa como um todo.  Neste momento, é essencial acordar normas e procedimentos, datas, benefícios, direitos e deveres. 

Além disso, algumas empresas já realizam os processos burocráticos da contratação, cadastros nos sistemas da empresa e outras burocracias antes mesmo da chegada do novo funcionário. Isso acaba por tornar os primeiros dias mais tranquilos e focados na inserção do trabalhador no dia a dia da empresa. Também é de suma importância que, neste passo, o contratado já tenha ciência dos manuais de condutas, código de ética e outros documentos que regem os trabalhos na empresa.

As burocracias impostas pela lei também podem ser realizadas nessa etapa, envio de documentação, acertos com o Departamento Pessoal da empresa devem ser realizados nesta etapa para evitar dores de cabeça, economizar tempo e criar um recebimento mais fluido, focado em acolher e treinar bem o novo colaborador.

Existem plataformas de recursos humanos especializadas em auxiliar empresas neste processo. Através destas, pode-se assinar documentos, enviar materiais como guias, manuais e outros documentos. Além disso, é possível realizar o preenchimento da ficha do funcionário e realizar o envio de documentos através da nuvem. Para processos de inserção mais estruturados, pode-se integrar a plataforma com os setores de treinamento para prover um processo ainda mais fluido.

2- Preparar a empresa para receber o novo colaborador

Ainda antes da entrada, é importante iniciar os preparativos para a chegada do novo colaborador: informar as equipes sobre a chegada um novo funcionário, dando orientações sobre a recepção e indicando os responsáveis pela inserção. 

Além disso, é de suma importância montar uma equipe e cronograma de atividades. Neste cronograma, devem constar os treinamentos, workshops, sessões de integração, tours pela empresa e todos os componentes dos primeiros dias do novo colaborador na empresa. 

Uma boa equipe de programa de inserção deve ser composta não apenas por colaboradores mais antigos e que detém um alto grau de conhecimento da organização, mas também de pessoas engajadas com a cultura da empresa, pois vão ser a primeira imagem que o novo colaborador terá de sua empresa. Mantendo-se um ambiente de inserção onde a cultura da empresa é valorizada, uma alta performance da equipe é consequência de um bom processo de integração.

Em último lugar, deve-se preparar o ambiente de trabalho para o recém chegado. Manter o local de trabalho organizado didaticamente para que o novo colaborador entenda o dia a dia da empresa é fundamental para uma boa integração.

3- Integrar social e culturalmente

Com a chegada, é importante realizar um evento de recepção contendo, primordialmente, os líderes e principais colaboradores no qual o recém contratado irá trabalhar. Neste evento, todos serão apresentados e serão contados fatos sobre a empresa. Este momento é de suma importância para ensinar o mais novo funcionário sobre a história, visão, missão e valores da empresa. 

Além disso, serão revisitados os pontos mais importantes dos documentos enviados. Este momento do processo de integração é de extrema relevância para um bom futuro profissional deste colaborador. 

Um exemplo de uma empresa que valoriza a transmissão de sua cultura através de seu onboarding é a The Walt Disney Company. Em seu primeiro dia de trabalho, os novos colaboradores (muitas vezes denominados Cast members) passam pelo treinamento de história e cultura da empresa, o Disney Traditions

Nele, todos os aspectos de história, cultura, visão e propósito da empresa são apresentados. No dia deste treinamento, esta é a única tarefa do dia, com o objetivo de fazer os novos funcionários se imergirem na cultura da  empresa.

É comprovado que uma boa inserção, aliada a um alinhamento de cultura e propósito entre os colaboradores e suas lideranças são fundamentais para o sucesso de uma organização.

Após o primeiro dia ou a primeira semana de trabalho, é aconselhável a realização de um happy hour após o horário de trabalho. Neste momento, o novo colaborador irá se integrar socialmente com seus novos colegas de trabalho. Assim, criam-se verdadeiros laços, aumentando a colaboração e “quebrando o gelo” depois de uma primeira semana de trabalho.

4. Treinar

Após engajar e integrar o funcionário, é hora de treiná-lo para realizar suas funções. Recomenda-se a presença de um membro da equipe do programa de inserção em cada sessão para fins de acompanhamento. Também é considerada boa prática a montagem de um cronograma com os treinamentos a serem realizados, horários, locais e pessoas que irão lecionar/facilitar os treinamentos. Também é de suma importância nesta escala conter os contatos importantes a serem utilizados em caso de emergência.

Os treinamentos podem ser separados por assunto ou função no dia a dia, serem realizados presencialmente ou à distância, terem um treinador ou serem auto instrutivos. É importante lembrar que a forma com a qual o treinamento é dado deve ser apropriada para o fim do treinamento. 

Algumas sessões de treinamento podem ter uma prova/quiz no final, tendo pontuação mínima para aprovação. No entanto, essa prática não deve ser excessiva, restringindo-se apenas a treinamentos específicos.

Em suma, uma boa escala e desenvolvimento de treinamentos traz conhecimentos técnicos e corriqueiros ao novo colaborador, deixando-o mais situado sobre sua função.

5. Realizar o acompanhamento através da coleta de dados

Mais importante que seguir o cronograma de inserção, é acompanhar os resultados das ações realizadas. Uma prática a se pensar é a designação de um colaborador “mentor” para o novo funcionário. Assim, constitui-se um porto-seguro de informações, onde sabe-se que qualquer dúvida, preocupação ou conselho pode ser sanado. Esse “mentor” deve ter uma maior bagagem na empresa, podendo até mesmo ser um líder.

Em algumas empresas, este “mentor” pode ser presente por um tempo determinado na inserção, ou estar presente ao longo de toda a trajetória da pessoa. É importante que o mentor sempre possua uma imagem de confiança, inspiração e seja a representação da cultura da organização. Por fim, o novo contratado, depois de pleno conhecimento da empresa, deve se tornar mentor de novos funcionários, gerando um ciclo de boa cultura e engajamento da empresa.

O programa de inserção acabou. E agora?

Após o fim do programa de integração, é importante coletar as percepções gerais sobre o processo. Quais foram os pontos positivos e quais os pontos a melhorar do onboarding. Como aplicar esses feedbacks para receber ainda melhor novos funcionários. Porém, deve-se saber que essas percepções não podem ser colhidas apenas no final da inserção, mas durante todo o processo.

Manter seu programa de inserção atualizado e renovado é parte de um bom onboarding e caso não seja feito, pode trazer efeitos nocivos à organização: Uma alta taxa de turnover e equipe desmotivada geram prejuízos morais, organizacionais e financeiros a empresa, diminuindo a produtividade de funcionários e afastando a captação de talentos.

Desta maneira, garante-se uma boa inserção de um novo colaborador na sua empresa. Mantendo um corpo de colaboradores alinhados culturalmente, situados de seu papel na organização e bem acompanhados durante um processo de integração garante uma equipe produtiva, engajada e com baixas taxas de rotatividade.

 Não importa o tamanho da empresa, todo processo de onboarding é adaptável para a sua realidade. Podendo contar com equipes dedicadas, ou apenas uma pessoa responsável. Durando dias até meses. Não existe modelo pronto para um onboarding perfeito para todas as empresas.

Também é importante ressaltar que nem toda empresa possui apenas um programa de inserção. Caso seja necessário, cada unidade de negócio/setor pode trazer métodos, cronogramas, treinamentos diferenciados, podendo criar um processo de onboarding totalmente novo para cada setor. Assim, garante-se a inserção de qualidade, independente de qual braço da organização o funcionário esteja, ele se sentirá acolhido pela empresa inteira.

Cansado de taxas de turnover crescentes e colaboradores desmotivados? Acha que seu processo de integração e treinamentos estão desatualizados ou inexistentes? Na Empresa Júnior PUC-Rio realizamos o serviço de onboarding. Aqui, te ajudamos a planejar um processo de onboarding feito especialmente para a sua empresa! Assim, você evita perdas financeiras, melhora o clima organizacional, mantém uma equipe motivada e produtiva!

Autores do blog: João Gabriel Tassara e Roberto Macedo

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