Sabe quando você tem algum plano e não sabe como fazer ele funcionar? Ou até mesmo uma parte de algum processo de produção que você não entende de jeito nenhum? Sabia que há um recurso que pode te ajudar nisso? Ele é chamado de mapeamento de processos. É uma ferramenta lógica essencial que utiliza a notação BPMN para que se possa entender o funcionamento dos fluxos, etapas e objetivos dos processos que ocorrem dentro de uma organização. Através do mapeamento, é possível identificar possíveis gargalos, assim como delimitar funções e papéis que precisam ser executados, reduzir e preservar recursos, estimar gastos e mensurar o desempenho do processo como um todo. Além disso, trata-se de uma representação visual eficaz de informações cruciais para transmissão de dados, documentos e até mesmo ideias.
Então, como fazer isso? Isso é fácil, aqui veremos 5 dicas para fazer um bom mapeamento de processos.
Dica 1 : Conheça bem o processo que você quer mapear
Essa primeira etapa parece ser explícita, mas muitos acabam passando por ela rapidamente. Por isso, perdem detalhes essenciais que serão úteis na remodelagem do mapa. Para entender um processo de início ao fim, é indispensável que, nessa etapa de imersão, o indivíduo tente olhar a operação de diferentes ângulos Assim, ele consegue captar percepções diversas e montar um panorama geral holístico do que acontece, de fato. Visando compreender melhor a atividade que está sendo mapeada, um bom modo de captar essas percepções é pensar em possíveis perguntas estratégicas a se fazer aos colaboradores envolvidos. Comece pensando em quem está envolvido na atividade e quais são as tarefas empenhadas por esses. A partir disso, você conseguirá pescar os elementos essenciais que irão compor o seu mapa.
Dica 2: Delimite um início e fim
Por ser uma representação visual, é essencial que seja de fácil entendimento os fluxos de informações que estão sendo apresentados no mapa. Caso seja necessário, você pode explorar diversas ferramentas avançadas que os programas atuais oferecem para anexar documentos aos mapas, por exemplo. O importante aqui é saber reconhecer o começo e saída do processo mapeado evitando, assim, mapas muito curtos ou demasiadamente longos. Para isso, a primeira etapa de imersão e estudo será crucial para definir essa delimitação, que ajudará, inclusive, a entender o tempo estimado de execução de todo o processo.
Dica 3 : Saiba quem está inserido no processo
Ao fazer um mapeamento, um dos pilares é ter total conhecimento sobre as pessoas envolvidas nesse processo. Quando traçamos nosso processo, ele pode incluir mais de um indivíduo como agente de ação. Tendo isso em vista, esses mesmos indivíduos podem vir a cumprir funções complementares, e é essencial entender essa questão para conseguir desenhar o mapa. Além disso, vem a percepção dos serviços prestados por cada um dentro do processo. Dessa forma, conseguimos distinguir melhor, assim como deixar mais visível, o papel de cada indivíduo com cargos e responsabilidades diferentes. Obviamente, antes de fazer essa etapa, é necessário um estudo aprofundado no cenário mapeado para entender e saber quem são as pessoas envolvidas nesse processo.
Dica 4 : Identificação de gargalos
Concluindo as etapas anteriores, já é possível criar um esboço do mapeamento. Como dito anteriormente, o objetivo final dos mapeamentos é otimizar processos. Dito isso, muitos gargalos podem existir. O que são gargalos? De uma forma bem simples, os gargalos são falhas que ocorrem dentro do processo, sendo os responsáveis por complicarem o fluxo e deixarem as etapas mais lentas. No mapeamento, por estar tudo mais organizado da forma mais perceptível possível, esses gargalos ficam mais nítidos. Sendo assim, é possível aprimorar o processo, remodelando e tornando cada vez mais fácil atingir os objetivos da forma mais eficaz.
Dica 5: Questione- se
Quando temos todas essas etapas feitas, já temos boa parte do mapa bem realizada. É sempre importante ter em mente que todos os processos podem ser otimizados, mesmo que seja difícil. Em algumas situações, mesmo seguindo esses passos, seu mapeamento pode não ficar da forma esperada. O mapa pode continuar com outros gargalos ainda a serem corrigidos, mas isso não é motivo de desespero. A chave aqui é fazer perguntas a si mesmo, como “Tem algum passo faltando ?”, “ Há alguma etapa redundante ou que não faça sentido?” ou “ Esse processo está ocorrendo como deveria, ou tem algo que poderia ser feito melhor ?” A partir dessas respostas, você conseguirá traçar ideias para planos de ação viáveis. E assim, redesenhar seu mapa de maneira personalizada para a demanda do seu negócio.
Como vimos, a importância do mapeamento e redesenho de um processo é imprescindível para fornecer informações cuja não temos acessos no cotidiano e propor melhorias dessas. Dessa forma, o empreendedor se mantém a par do que acontece em sua empresa e consegue economizar o tempo, simplificar projetos e até mesmo eliminar etapas redundantes, diminuindo custos desnecessários.
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